Die Digitalisierung von Papierdokumenten gehört heute in vielen Hausverwaltungen zum Arbeitsalltag. Dennoch entstehen bei Digitalisierungsprojekten häufig vermeidbare Probleme: Dokumente sind zwar eingescannt, lassen sich später jedoch nur schwer finden, Metadaten fehlen, OCR liefert unzureichende Ergebnisse oder die Qualität der Scans entspricht nicht den Anforderungen einer langfristigen Archivierung. Fachliche Leitfäden betonen deshalb, dass der Erfolg eines Digitalisierungsprojekts weit über den eigentlichen Scanvorgang hinausgeht und insbesondere von einer guten Vorbereitung, standardisierten Prozessen und einer konsequenten Qualitätssicherung abhängt.

Unser Angebot

In diesem Webinar erhalten Sie einen praxisnahen Überblick über die wesentlichen Erfolgsfaktoren einer professionellen Dokumentendigitalisierung. Anhand konkreter Beispiele wird erläutert, wie Bestandsakten und tägliche Eingangspost so digitalisiert werden können, dass daraus eine dauerhaft durchsuchbare, strukturierte und zukunftssichere Dokumentenbasis entsteht. Dabei werden sowohl organisatorische Aspekte als auch aktuelle technische Möglichkeiten wie OCR, Metadatenmanagement, Dokumentklassifizierung und KI-gestützte Informationsextraktion behandelt.

Lerninhalte

– Wann sich die Digitalisierung von Bestandsakten wirtschaftlich lohnt
– Warum Metadaten wichtiger sind als reine PDF-Dateien
– Erfolgsfaktoren für hochwertige OCR-Ergebnisse
– Dokumentklassifizierung und strukturierte Informationsgewinnung
– Qualitätsmanagement und Fehlervermeidung bei Digitalisierungsprojekten
– Geeignete Dateiformate für Archivierung und tägliche Nutzung
– Integrität digitaler Dokumente durch Hashwerte und Zeitstempel
– Best Practices für einen digitalen Posteingang
– Einsatzmöglichkeiten und Grenzen KI-gestützter Dokumentenanalyse
– Suchstrategien, Datenqualität und typische Projektfehler vermeiden.

Zielgruppe und Vorkenntnisse

Das Webinar richtet sich an alle Organisationen, die Papierarchive oder den täglichen Posteingang digitalisieren oder bestehende Digitalisierungsprozesse optimieren möchten.

Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Das Webinar vermittelt die technischen und organisatorischen Grundlagen verständlich und praxisorientiert und eignet sich sowohl als Einstieg als auch zur Vertiefung bestehender Digitalisierungsprojekte.

Gebühren

Diese Veranstaltungsreihe ist kostenfrei.

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Organisatorisches

Das Webinar findet online statt. Sie erhalten rechtzeitig vorher einen Zugangslink.
Die Anmeldung schließt zwei Tage vor dem Veranstaltungstermin.
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